売上を伸ばす!スケジュール管理ツール選定のポイント

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スケジュール管理

ビジネスパーソンにとって、プロジェクトや商談を前進させ確実に成果を上げる上で、重要なタスクとなっているのがスケジュール管理です。かつて、カレンダーや手帳しか手段がなかったのが、今では会社のグループウェアやスケジュール管理ソフト、そしてプライベートでも使えるフリーのスマホアプリまで一気に選択肢が広がり、どれを使うか迷ってしまいます。こうしたスケジュール管理の手段(ツール)の充実ぶりとは裏腹に、スケジュール管理がうまくいかないという声が聞かれます。そこで今回は、最終的に企業が期待する“売上拡大”に効果的な理想のスケジュール管理について解説します。

本コラムの目次

そもそもスケジュール管理は何のためのもの?

ビジネスパーソンの中で、特にスケジュール管理の重要性が高いと思われる営業マンをイメージして考えましょう。営業マンにとってスケジュール管理はなぜ重要なのか?何のために必要なのか?

まず1つに、売上を上げるというゴールに向け、遠回りすることなく最短距離で到達するためです。もう1つは、これまでの経緯を把握した上で、次の訪問に備えた準備を整えるためです。スケジュール管理の「業務効率化」と「次回訪問の質向上」という2つの目的を考えた時、従来の手帳は記録スペースが限られる、書いたこと自体忘れてしまう、紛失ですべてを失う、検索性はほとんどゼロ、といった理由から明らかに力不足です。

では、リマインド機能を搭載、クラウドでデータを失うことがない、関係者との共有も簡単、検索性も充実という優れたツールが数多くある中、なぜ営業マンがスケジュール管理で苦労しているのでしょう。そこには「個別最適でバラバラの管理ツール」と「営業活動に欠かせない関連情報との連携」という2つの理由があります。

「業務効率化」を妨げる、バラバラの管理ツール

スケジュール情報がバラバラで大変

ちなみに皆さんはいくつスケジュール管理ツールをお使いですか?「1つだけ」という方は少数派でしょう。多くの方は、オフィスでは会社指定のグループウェアやスケジュール管理ツール、名刺情報はOutlookのアドレス帳や名刺管理アプリ、プロジェクトのスケジュールなどはExcel、外出時はスマホのカレンダーアプリに入力、さらに手帳にも記入・・・と複数のツールを使い分けています。

しかし、ツールがバラバラだと、入力の工数が増え、結局、どこに記録したか分からなくなり、混乱していないでしょうか?これは、シーンごと、端末ごとに「個別最適」の使いやすいツールを選んでいった結果で、それぞれのツールに連携性がないため起こっている事象です。これでは、業務を効率化できないばかりか、トラブル発生の原因にもなりかねません。

営業活動に関わる様々な情報との連携で次回訪問の質向上

営業マンにとって、売上を上げるというゴールに向かうプロセスは、顧客のニーズを探りながら核心に迫っていく活動にほかなりません。毎回同じような、「何かお困りごとはないですか(御用聞き営業)」、「こんな新サービスがでました(カタログ営業)」ではゴールに近づくどころか、かえって疎ましく思われてしまいます。

ゴールに近づいていくには、顧客に有意義と感じるよう営業の質を高めるしかありません。そのためには、単にスケジュールを設定・管理するのではく、過去の取引状況や過去の訪問時の商談内容といった関連する顧客情報を統合的に管理する必要があります。

顧客情報と一体になったスケジュール管理であれば、次回訪問の質向上だけでなく、前述の「業務効率化」にも効果を発揮します。顧客を訪問する際、連絡先や会社所在地などの情報も欠かせませんが、顧客に関する様々な情報がシームレスに連携することで、顧客への提案のスピードも質も向上させることができます。

様々な情報を統合的に分析することで次回訪問の質が向上

営業マンを楽にするスケジュール管理が理想

このように売上拡大が期待できるスケジュール管理ツールの条件として、「あらゆるシーンで利用できるワンストップ・ツール(端末はスマートフォンが理想)」「顧客関連情報とシームレスに連携できるツール」という2つのポイントが見えてきます。

この2つのポイントを満たすツールであれば、営業活動がどんなふうに改善するのか、まずは訪問前の準備からイメージしてみましょう。

理想のイメージ(1) <訪問前の準備編>

従来なら、複数のツールの画面をとっかえひっかえ参照し、確認しなければならなかったところを、1つのツール、スマホ1台でできてしまうとしたらどうでしょう。

では、訪問後の業務シーンもイメージしてみましょう。

理想のイメージ(2) <訪問後の報告編>

こちらも、訪問後に欠かせない商談内容の報告から次回のアクション設定までを、スマホのタップ操作だけで完結できます。これまでは客先から会社に戻って営業日報を作成するのが日常だった営業マンも、こうしたツールがあれば無駄と思われていた作業と時間の問題も解消。時間に余裕が生まれ、もう1社訪問件数を増やしたり、残業時間を削減したりといった効果も生まれます。

こうした理想のイメージを見ると、スケジュール管理ツールに期待する役割とは、営業マンにとって訪問前後に避けて通れない一連の作業を楽にすることといえます。

スケジュール管理まで統合されたCRMという選択肢も

スケジュール管理ツールの理想的な形をお話ししてきましたが、スケジュールだけでなく顧客情報にまで連携する領域が広がってくると、スケジュール管理機能が充実しているCRM/SFAという選択肢が挙げられます。

現在、主要なCRM/SFA製品はクラウドやモバイルに対応しており、スマホ1つで様々な情報にシームレスでアクセスできるようになっています。製品によっては、前段のスマホを使った報告シーンでご紹介した上司や関係者とのリアルタイムコミュニケーションを実現する社内SNS的機能、さらに名刺情報のOCRによる登録機能を備えていたり、登録された情報から会議用資料を簡単に生成できる製品もあり、業務の効率化が期待できます。

タイムライン機能で関係者間のリアルタイムコミュニケーションを実現

スマホで撮影するだけで名刺情報登録が可能

コンプライアンス徹底のためにもスケジュール管理は重要

スケジュール管理を個人まかせにすると、便利で使い慣れているという理由だけで、個人スマホにフリーのツールをダウンロードし、業務の予定や取引先情報などを記録しておくといったことが発生します。いくら売上拡大のためとはいえ、こうした統制が効いていない状況は情報セキュリティの観点で大きな問題です。情報漏洩のリスクを低減するためにも、企業は効率化とともにセキュリティを考慮したスケジュール管理の仕組みづくりを進めるべきです。

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