Excelから脱却!成果につながる「案件管理」のあるべき姿とは?

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案件管理

案件管理をExcelで行っている企業は多いのではないでしょうか?Excelは使い勝手が良く、柔軟性が高いツールですが、営業プロセスや顧客の詳細情報が見えないため、本当に案件管理ができているとは言えません。ここでは、案件管理におけるExcelの限界と解決策について解説します。

本コラムの目次

Excelを使った案件管理がうまくいかない理由

Excelによる案件管理では、PDCA(Plan-Do-Check-Action)サイクルを効果的に回せません。なぜなら、Excelの案件管理シートでは「どんなプロセスを踏んでいるのか」「顧客とどんな話をしているのか」といった詳細情報を確認することができないからです。

そのため、改善点を見つけることも、次に何をしたらよいか具体的な指示を出すこともできません。こうした状況では、何の手を打つことなく、気が付いたら“失注していた”という結果を招いてしまうこともあるでしょう。

紙やエクセルで管理・・・これでは、中身が見えない・・・

このように、案件の詳細をリアルタイムに把握できないことが、Excelによる案件管理の大きな問題と言えます。せっかく入力した案件情報を営業活動の改善に活用できないのであれば、営業の負担を増やしてしまうだけです。

このようなExcelによる案件管理の問題を解決するのが、CRM(Customer Relationship Management)システムやSFA(Sales Force Automation)システムです。案件に関わる様々な情報を管理する専用ツールなので、Excelでは管理しきれない詳細な情報まで簡単に可視化することができます。

CRM/SFAシステムによる案件管理で実現できること

CRM/SFAシステムで案件管理することで、Excelでは到底実現できなかったことがいとも簡単にできるようになり、案件管理のPDCAサイクルを効果的に回すことができます。ここでは、実際のCRM/SFAシステムを案件管理に活用するとどんなことができるようになるかをご紹介します。

1. 案件の進捗状況を可視化できる

CRM/SFAシステムには、リアルタイムに案件の進捗が分かる機能を備えたものもあります。案件それぞれの進捗状況が、以前より進んでいたら青色、後退していたら赤色で表示され、一目でマネジメントすべきポイントが分かります。

2. 簡単な操作で見たい情報を深堀りできる

また、案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐付けられており、気になる案件はドリルダウンで深掘りできる機能を利用すれば、どこに改善点があるかを見つけられ、すぐに指示を出すことができます。案件シートに記載された表面的な情報だけでなく、案件に関するすべての情報を把握した上で、適切にマネジメントすることが可能になるのです。

案件リストの項目に顧客・案件・活動履歴などの詳細情報が紐付けられている

例えば、進捗が遅い案件をクリックひとつでドリルダウンしコンタクト先をチェック。営業が決裁者に会えていないようであれば、次のアクションとして決裁者へのアポイントを取るよう素早く指示を出すことができます。

進捗が遅い案件をクリックひとつでドリルダウンしコンタクト先をチェック

3. 案件リストから次の行動を簡単にスケジュール登録できる

案件リストに営業が予定している次の一手、ネクストアクションが入っていなければ、その場で指示が出せる機能をもつ製品もあります。ある商談案件を好転させるため、「自分が同行したほうが良い」とマネージャーが判断すれば自身のスケジューラへの登録も、営業のTodo登録も簡単にできます。

4. リアルタイムに案件情報を共有できる

社内SNSのような機能を提供するCRM/SFA製品もあります。営業が活動記録を入力するだけで、マネージャーや案件に関わる部門に情報を自動で発信。営業は報告と同時にマネージャーに質問・相談もでき、マネージャーからの具体的な指示を案件や顧客情報紐付けてタイムライン上でやり取りできます。マネージャーは、営業が会社に戻り、活動報告するのを待つことなく、リアルタイムに案件進捗を確認することができるのです。

リアルタイムに案件情報を共有できる

ここでご紹介したようにCRM/SFAシステム活用して案件管理を行えば、単なる進捗報告だけで終わってしまう営業会議をも変えることができます。適切な改善策や指示を出すという重要な意思決定の場と変化させ、効果的にPDCAサイクルを回すことができます。

Excelによる案件管理を脱却し、CRM/SFAを活用することで、貴社の営業活動の質は大幅に改善され、ひいては売り上げ向上につなげることができるでしょう。

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