間違ったITツール導入が業務の負担を増やす!?業務効率化に寄与する仕組みの作り方

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
業務効率化

業務効率化の名のもとに、多くの企業が業務改善につながる様々なITツールを導入しています。ITツールを提供するベンダーも、業務効率化に寄与することを全面的に押し出し、ITツール導入の後押しをしている様子が見て取れます。しかし、どれだけITツールを導入し、自動化や省力化を進めてみても、現場の業務負担が本当に軽減されているとは限りません。むしろ、負担を増やすことになっているケースも多く見られます。今回は、業務効率化を目指してITツールを導入しても、なぜうまくいかないのかについて見ていきながら、業務効率化に寄与する仕組みやシステム活用のポイントについて詳しく解説します。

本コラムの目次

ITツール導入で業務効率化に役立っていると勘違いしている企業が急増

生産性を向上させるためには、既存の業務を見直しながら業務を効率化させていく必要があります。具体的には、現状の業務を可視化した上で、例えば二重入力など既存業務の無駄を洗い出し、各部門が果たすべきコア業務を見極め、一部の業務をアウトソースしていくということも視野に入れながら、業務改善を進めていくべきです。また、業務改善の実現には、無駄な作業を軽減させるためのITツールの導入が有効です。必要な情報を得るために電話やメールで何度も他部署に問い合わせするような業務があれば、ITツールで社内共通の情報共有基盤を構築することが業務効率化には有効でしょう。また、日々の報告業務を社外からでも容易にできるようにするためには、業務報告用のプラットフォームや外部からスマートフォンなどでアクセスできるようモバイル環境の整備なども重要になってきます。

そこで多くの企業では、業務効率化につなげるための仕組みを、様々なITツールを駆使して構築しています。しかし、本当にITツールの導入が業務効率化に寄与しているのでしょうか。システム化したことで業務効率化になっていると思い込んでいないでしょうか。実は多くの企業では、マーケティング部門であればMA(Marketing Automation)ツール、サポート部門であればコールセンターシステム、営業であればCRM/SFAツール、全社共通の基盤であればスケジュール機能が備わったグループウェアを導入するなど、部署や課題に応じたITツールを選定し、導入してしまっているケースが多く見られます。つまり、部分最適化された仕組みを導入しているだけで、全体最適化を念頭においた仕組みとは大きくかけ離れている可能性があります。その結果、顧客からサポート部門にきたクレーム情報を営業部門に共有するために個別に電話やメールをする、Excelで報告書を作成するといった新たな業務が発生。業務効率化のために構築した仕組みが足かせとなり、かえって作業量が増大していることもあるのです。

個別最適のシステムが業務効率化の足かせに

無駄な作業を抜本的に解決するITツールとは?

では、業務効率化に寄与するITツールとは、具体的にどのようなものでしょう。それは、全社共通となる基盤の中で顧客に関わる情報が関係者全員で共有できる仕組みであり、複数製品を組み合わせるのではなく、1つのツールで完結させるのが理想的です。コールセンターに寄せられたクレーム情報やマーケティング部門が獲得した問い合わせ情報、そして営業が日々活動する中で得られた商談情報など、これらをすべて1つの情報共有基盤で管理できるようにするべきです。また、業務効率化の観点で営業部門を例に挙げると、活動報告を入力するだけで日報や会議資料、案件進捗など様々な場面で同じ情報が活用できるよう、可能な限り二重入力を排除した仕組みであれば、業務改善に大きく貢献してくれます。
営業部門に限らず、仕事をする上で手間がかかり、本当はやりたくなくても“やらなければならない仕事”がいくつも存在しています。全社共通で活用できる情報共有基盤を導入すると、これらの仕事が劇的に改善され、業務効率化に大きく貢献します。

実際に、全社共通の情報共有基盤を構築することで、営業活動において発生する様々な業務を効率化できるのです。特に客先に出ている機会の多い営業担当者が、スマートフォンから情報共有基盤に入力できるようになれば、劇的な業務の効率化が可能となります。ここでは、ソフトブレーンが提供する営業支援システム「eセールスマネージャー」を例に、その効率的な活用例を見ていきます。

やりたくないけどやらなければならない仕事トップ6

(1)会議資料作成の手間を削減

一般的に営業会議で使う資料は、会議前に案件状況を確認した上で、案件一覧および進捗状況を報告するための資料をExcelなどで個別に作成する必要があります。また、参加者の全員が共有するため、会議前にメールなどで資料を配布する必要があり、会議前の資料作りには多くの時間と労力が発生しています。
「eセールスマネージャー」では、日々の案件ごとの営業活動報告をスマートフォンで入力でき、その情報がリアルタイムに案件進捗情報として更新され、会議まで待たなくとも常に最新の情報を共有・確認することができます。また、前回の会議との案件進捗の差をビジュアル的に分かるように(前進した場合は青、後退した場合は赤など)表示してくれるので、全員で確認しておきたい案件が一目で分かります。スマートフォンで活用報告するだけで、営業会議前に多くの時間を費やしていた会議資料の作成が不要になり、業務の効率化に大きく貢献します。

(2)名刺の整理業務を軽減

通常、顧客と名刺交換した場合、個人の名刺管理ファイル上で管理するか、Excelなどに入力して部門ごとに管理し、名刺情報の資産化を図ります。しかし、このような管理では入力に手間がかかる上、案件情報やスケジュールと連携して管理することができず、名刺情報をうまく活用できなくなります。
「eセールスマネージャー」では、持ち帰った名刺情報をスキャンしたり、スマートフォンで名刺を写真撮影したりするだけで、自動でテキスト化でき顧客管理DBに反映させることができます。多くの時間と手間をかけていた名刺情報の登録と管理が容易になるだけでなく、顧客ごとの組織に応じた人脈マップへの自動反映も可能になり、会うべき人に会えているかの可視化もできるようなります。スマートフォンを活用することで業務の効率は控除し、これまで活用できていなった名刺情報を有効活用できるようになります。

(3)上司への報告を自動化

日々の営業活動の成果は上司に日報として報告されます。システム化されていなければ電話や社内のミーティングで、もしくはメールを通じて上司に案件進捗を報告していることでしょう。ミーティングのセッティングには時間もかかり、メールで報告すると案件に紐づいて履歴が管理されず、貴重な報告情報がメール内に埋もれてしまうことも。後日、案件進捗を掘り起こす際にも、メールからその情報を探す必要があり、無駄な手間と時間が発生しているのです。
「eセールスマネージャー」では、客先に移動するスキマ時間を利用し、日々の活動報告をスマートフォンで登録するだけで、上司や関連部署担当者のタイムラインに案件進捗情報が自動で報告されます。別途報告のための資料作りは不要で、わざわざスケジュールを調整して報告のための時間を取る必要もありません。

(4)リアルタイムに案件情報を共有できる

案件が進むにつれて、製品にカスタマイズが必要であれば開発部門に、秘密保持契約などの契約関連の情報が必要であれば法務部門に問い合わせる、顧客から電話で要望があればコールセンターから担当営業部門に情報を伝えるなど、関連部門との調整・情報連携が必要な場面が必ず出てきます。通常であれば会社に戻り、電話やメールで現状の案件進捗を報告し、状況の確認やアドバイスをもらう必要があります。重要な項目であれば、関係部門のメンバーを集めて社内ミーティングを開くケースもあるはずです。その都度スケジュール調整や状況を伝えるための資料作りなど、様々な時間と手間を要することになります。
「eセールスマネージャー」であれば、客先訪問後すぐにスマートフォンから進捗情報などを入力すれば、関係部門の担当者のタイムライン上に自動的に報告されます。受注時期や金額などの案件情報・顧客情報などは、そのタイムライン上からドリルダウンして確認することができ、関連部署の担当者も必要な情報にすぐアクセスできます。
社内に戻ってこれまでの経緯や案件状況をまとめることなく、他部門との情報共有が容易になり、わざわざ個別にミーティング時間を確保せずとも必要なアドバイスや情報をスピーディーに入手することができます。

(5)日程調整も容易に

客先への同行や関連部門とのミーティングを行うためのスケジュール調整は、意外と多くの時間と手間がかかるものです。少人数であれば予定の調整はさほど難しいものではありませんが、社内のステークスホルダが多くなればなるほど日程調整には時間がかかります。できれば、誰かに依頼して調整してもらえるような支援機能があるとうれしいところです。
「eセールスマネージャー」では、スケジュール情報に顧客や名刺情報、該当案件情報を紐付けて調整できます。スマートフォンを使って営業アシスタントに該当案件情報からスケジュール登録依頼を行うだけで、顧客の企業名や担当者名が自動的に確認でき、出席予定者を含めてアポイント調整を進めることができます。営業担当者自身が時間をかけることなく、アシスタントでもスムーズに日程調整が行えます。社に戻ってから、担当者の宛先を調べ、スケジューラで予定を調整し、それぞれのメンバーに依頼する、といった手間を大幅に減らすことができます。

(6)交通費精算をシンプルに

月末に処理が集中しがちなのが、日々の営業活動で発生する交通費の精算業務です。毎日交通費精算する時間もないため、結果として月末にアポイント先とそのルート、交通費を自で調べ、紙の伝票やExcelなど交通費精算の伝票に記載した上で経理部門に渡すことになります。本来時間をかけてやるべき仕事ではありませんが、個人が立て替えている以上、やらねばならない作業の1つです。
「eセールスマネージャー」を使えば、連携可能な旅費精算システムを利用することができます。スマートフォンで「eセールスマネージャー」に入力したスケジュールに紐付く顧客情報とICカードの情報から、自動的に交通費精算処理が行えます。週末や月末に時間をかけて行っていた交通費精算作業に頭を悩ませることもありません。

なお、今回は営業活動における業務効率化を中心に見てきましたが、営業部門以外であっても情報共有基盤を有効に活用すれば、同様に業務効率化を実現することが可能です。部門ごとの個別課題を解決するためにパッチワーク的にシステムを導入するのではなく、全体最適を見据えた形で基盤整備を行う必要があるのです。

実例で証明!スマートデバイス活用による業務効率化の効果

上記のように、全社共通の情報共有基盤を活用することで、業務の効率化が実現できることがお分かりいただけたことでしょう。さらに、スマートフォンなどのスマートデバイスでその情報共有基盤を活用することが、具体的に業務効率化にどれほど度寄与するのか、実際の事例から効果について見てみましょう。
スマートフォンから一度の入力で活動報告ができ情報共有できるITツールを使えば、商談後の休憩時間や移動時間にスマートフォンで商談内容を入力でき、わざわざオフィスに戻って報告書や他部門への業務依頼を行う必要がなくなります。下記は、そのITツールを導入する前は1日2件の商談しか行うことができませでしたが、スキマ時間を有効活用することで、1日3件の商談が可能になるだけでなく、1日1時間の業務の“無駄”が削減できた事例です。

スキマ時間にスマートフォンから報告!

このように、ITツールを正しく使うことで業務の効率化は実現できます。情報を一元管理できる仕組みの構築、やりたくなくても“やらなければならない業務”の整理と軽減、スマートデバイスのフル活用が大きな鍵となるのです。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

    最新!『営業ノウハウ読本』

ソフトブレーンが17年間で
5,800社を超える企業の営業改革を
支援し蓄積してきたノウハウを
全157ページでご紹介しています。


無料でダウンロードする

組織の課題が5分で見える「営業力診断テスト」(無料)

本テストは経営者・経営幹部・営業責任者の皆様に営業・マーケティングについて見直す機会をご提供したいと考え作成いたしました。

テストの解説を含んだチェックカルテも無料でご覧いただけます。
是非、営業組織の改善にお役立ていただければと思います。


(無料)営業力診断テストを始める

SNSでもご購読できます。