新規開拓の営業でありがちな「アポが取れない!アプローチリストが少ない!」をどう打開する?

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売上を拡大し続けるために欠かせない新規開拓営業。しかし、今日の営業は既存顧客のフォローを含め、やるべきことが山積みで新規開拓に専念というわけにいかない状況にあります。となると、いかに効率よく成果につなげるかが勝負となりますが、実際に営業の現状を分析すると想像以上に“無駄や無理”が多いことが分かります。今回は、新規開拓営業でありがちな2つの課題をピックアップし、その解決策を解説します。

本コラムの目次

アポイントが取れない原因はどこにある?

新規開拓にあたり、まずはマーケティング部門がセミナーやイベント・展示会、Webなどでの集客を担当。そこで集めたリストを営業に渡して、フォロー活動に移るという流れが一般的です。ところが、リストを受け取った営業マンの間では「なかなかアポが取れない」という声が聞かれます。何が起きているのでしょう?

●マーケティング:展示会の名刺情報をExcelにまとめたので、間を開けずにフォローをお願いします。
●営業マン:ありがとう。すぐにフォローします。
 と受け取ったものの、実際には
●営業マン:参ったな。追加受注の案件対応で忙しいんだよ。それがひと段落してからだな。

・・・などと後回しにしてしまうことありませんか。その結果、最適なフォローのタイミングを逸し、見込み客リストがあまり役に立たない、こんな無駄が多発しているのです。

アポイントが取れない原因は、見込み客リストから初回アポを獲得するまでのプロセスに潜んでいます。上記のケースのように、時間が経ってしまってからでは当然アポイントが取れる確率は低くなります。また、電話をかける時間帯も重要です。相手が不在の確率が高い時間帯に何度電話してもアポイントはなかなか取れません。

こうした原則を踏まえないフォローは、いくら「ちゃんと電話しました」と言っても、実際には何もしていないのと同じです。

フォロー漏れをなくす2つの方法と注意点

では、フォローをきっちりと“やりきる”にはどうすればよいのでしょうか。そのためには、大きく分けて2つのアプローチがあります。「営業がやりきる方法」と「営業は関わらず、他の人に任せる方法」です。それぞれのやり方と注意点を解説します。

まず、営業がやりきる方法ですが、この場合は最適なテレアポの時間をしっかり確保することが重要です。本人任せにせず、営業チーム全体で電話をかける時間を決めてしまうことも得策です。ちなみに、ビジネスマンがオフィスで在席している確率が高いのは午前9時~10時の間と言われます。このゴールデンタイムに電話をかけることで、つながる確率は格段に上がります。その上で、進捗状況をきちんと確認することも重要です。Excelで管理している企業も多いようですが、リアルタイムで状況を把握できず、上長が的確なアドバイスを与えることは困難です。顧客フォローの属人化を防ぐためにも、

  1. 簡単に複数人が同時更新できること
  2. 進捗状況がリアルタイムに分かること
  3. 遅延・フォロー漏れが自動でアラートされること

これらの3つをカバーするCRMなどの仕組みを活用することをお薦めします。

CRMを活用したアポ取り進捗確認の例

もうひとつの「営業は関わらず、他の人に任せる方法」はどうでしょうか。営業はコア業務である顧客訪問のみに専念し、アポ取りはインサイドセールスなど別のチームで推進する方法です。

終日、コール業務に専念できるチームがあれば、お客様につながる確率が上がります。さらに、トークマニュアルやスクリプトをしっかり用意すれば、社員でなくともアポ取りができます。実際に、アルバイトスタッフを使って月平均50件以上の新規アポイントを獲得し続けている企業もあり、アポイント獲得のコストパフォーマンスの観点からも効果的です。また、「営業は関わらず、他の人に任せる方法」ではアポ取り担当から営業担当へ情報の受け渡しが発生し、その際の的確な情報共有が重要になります。アポ取り担当が入手した顧客の部署や担当者名、予算などの基本情報のほか、感触や緊急性などのニュアンス情報も漏れなく営業担当へ伝達する仕組みを用意することで、スムーズな商談につなげられます。

営業担当の業務からアポ取り業務を外して効率化する方法も

アプローチリストが少ないと嘆く前にすべきことがある!

皆さんに質問です。

  1. 前回の展示会で名刺交換したお客様のリストがすぐに出てきますか?
  2. そのリストのうち、既に取引の可能性の判断が付いているお客様は何%程度ですか?
  3. 取引の可能性の判断が付いていないお客様に対し、継続してアプローチしていますか?

「業界が特殊で営業ターゲット自体少なくて」と嘆く営業部門の責任者に上記3つの質問を投げかけると、3つともYesと答えられる方はまず皆無です。このことは、取引の可能性の判断を付けずに見込み客リストを社内に眠らせていることを意味しています。

ターゲットのリスト1社1社について、まだ白黒が付いていないのにも関わらず、「アプローチ先がない」と嘆くのは筋違いです。リストを有効活用し切れていない現状を認め、改善すべきです。

見込み客リストに基づくテレアポフォローについて言えば、何をもってフォロー完了とするかのルールを明確に定めることが重要です。「3回電話したが不在だった」だけで諦めていたり、「担当者が電話に出たが、担当部署ではない or 今はタイミングではないと言われた」で終わりにしていないでしょうか。完了のルールを明確にし、前述の状況はまだ“要フォロー”ということになれば、何曜日の何時なら在席しているのかを聞き出してその時間に電話し直す、管轄部署を聞く、予算の時期を聞く、といった電話対応によって白黒が付くまで継続してフォローすることになります。

実は前述のように、限りある貴重なターゲットリストを自らの努力不足で、さらに少なくしてしまっているケースが多いのです。これではいくら多くの見込み客リストを用意しても砂に水を撒くようなものです。

CRMを利用してアクションを徹底する

こうした“もったいない”行為を排除するためには、何回コールしたのか、次はいつコールするのかなどを見える化し、ルールに従って白黒が付くまでのアクションを徹底させるしかありません。アポイント活動のPDCAを徹底してやりきることで、リスト不足の課題はかなり改善するはずです。

このほか、商談の中で「別に優先事項ができてしまって、来年の半ばくらいなら検討できるかもしれません」となってしまったり、「今回は他社で決めましたが1年間のお試しなので、その後に再検討するかも・・・」と言われてしまうケースもあります。当然こうしたケースでは、半年後、1年後に再アプローチすべきですが、実際に実行に移しているケースはごくわずかです。様々な事情で商談が中断となったお客様は、一旦営業から切り離して、インサイドセールスなど別の専門スタッフがフォローアップする方法もあります。

では、アポイント活動のPDCAや長期的なフォローアップといったアクションを、どのように進めれば効率よく、確実に実現できるのでしょう。最もアナログな方法としては「手帳に書く(記録する)」という方法がありますが、管理が属人的になり、うっかり見逃すことも否定できません。チームで共有管理するため、Excelに入力したり、メールで転送したりといった方法もありますが完全とは言えません。

このようなアクション徹底のための情報管理は、CRMによって仕組み化するのが正解です。次回の連絡時期を入力しておけば、その時期が近付くと自動でアラートが上がり、タイミングを逃さず再アプローチできます。さらに、スマホから入力できるCRMなら、「会社に戻ってからPCで入力しよう」と思いつつ、うっかり入力を忘れたというミスも防げます。

スマホで次回連絡日を入力・・・で、確実なフォローを実現

当たり前のことですが、1つの企業にとってのターゲット顧客の数には限りがあります。従って、せっかく集めた見込み客リストを、コンタクトすらできないまま埋もれさせてしまうほどの無駄はありません。

CRMなどの仕組みを上手に活用すれば、そんな無駄を大幅に排除できます。そして、CRMで様々な営業施策の効果を可視化すれば、新規開拓につながる有効なマーケティング戦略の立案・注力によって、売上の拡大が図れます。

CRMデータはマーケティング戦略にも使える

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